Vamos a centrar el análisis en las condiciones para que la optimización consiga el resultado esperado, dejando la problemática de su pertinencia para otra ocasión.
Sistematización previa del proceso a la optimización: La mejor condición para optimizar un proceso, es que éste se encuentre previamente establecido y estandarizado, porque es más fácil modificar sobre un proceso establecido que partir de cero, porque se conocen los roles y responsabilidades, por lo tanto contaremos con interlocutores validados y porque se dispone de métricas que permiten conocer el punto de partida y evaluar, desde allí, los resultados de la mejora.
Si no se encuentra establecido a priori, la optimización se convierte en diseño de proceso y obliga a consensuar las actividades, definir responsables y establecer las métricas que servirán para evaluar los rediseños futuros, porque hasta aquí, no se dispondría de historial con que comparar. En este escenario, será más difícil realizar cambios profundos y se espera que los tiempos de implementación sean notoriamente mayores.
Sistematización previa del resto de los procesos: Para enfrentar de la mejora de un proceso, es condición que todos los procesos con los que interactúa, estén previamente estandarizados.
No podemos mirar un proceso de forma aislada, sino como parte de un Sistema donde se comunican e intercambian información, donde cada actividad está claramente definida, así como los responsables de los esos procesos y las métricas para conocer del impacto que tendrá la optimización en ellos.
Cualquier esfuerzo de optimización obtendrá mejores resultados sustentables en el tiempo sólo cuando todos los procesos de la organización se encuentren previamente establecidos, estandarizados y medidos. Se recomienda el levantamiento de los procesos y su posterior
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